A regisztrálást követően fogja tudni megtekinteni a cikk tartalmát!
A megadott cikk nem elérhető!
Tisztelt Felhasználónk!
Az Ön által megtekinteni kívánt cikk nem elérhető a rendszerben!
A megadott cikk nem elérhető!
Tisztelt Felhasználónk!
Az Ön által megtekinteni kívánt cikk nem elérhető a rendszerben!
Sikeresen szavazott a cikkre!
Tisztelt Felhasználónk!
Köszönjük a szavazatát!
A szavazás nem sikerült!
Tisztelt Felhasználónk!
Ön már szavazott az adott cikkre!
Cikk megtekintése
Tisztelt Felhasználónk!
A cikk több nyelven is elérhető! Kérjük, adja meg, hogy melyik nyelven kívánja megtekinteni az adott cikket!
Cikk megtekintésének megerősítése!
Tisztelt Felhasználónk!
Az Ön által megtekintetni kívánt cikk tartalma fizetős szolgáltatás.
A megtekinteni kívánt cikket automatikusan hozzáadjuk a könyvespolcához!
A cikket bármikor elérheti a könyvespolcok menüpontról is!
INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK A integrált informatikai megoldások szerepe a szervezetmenedzsment modernizálásában a Semmelweis Egyetemen Kiss Róbert, Dr. Stubnya Gusztáv Róbert, Semmelweis Egyetem BEVEZETÉS – A KEZDET NOSZTALGIÁJA Az az igény, hogy a Semmelweis Egyetemen új, gazdasági, medikai és oktatási adathalmazok között átjárhatóságot biztosító, integrált, egységes ügyviteli folyamatokat támogató informatikai rendszer jöjjön létre, egy szakállas viccel mutat analógiát: „Az orvos, a mérnök és a közgazdász vitatkozik, hogy melyikük szakmája a legősibb. Az orvos kezdi az érvelést: • Bizony az én szakmám a legősibb! Gondoljatok bele, hogy már Hippokrátesz korában is létezett orvostudomány. Tehát az én szakmám a legrégibb. • Nem úgy van az! – mondja a mérnök. – Emlékezzetek arra, hogy miután volt az elemek rendezetlen halmaza, az őskáosz, akkor abban valakinek rendet kellett tennie. És ilyen feladatra már akkor is csak a mérnökök vállalkozhattak. • Na igen – így a közgazdász –, de az őskáoszt is ki kellett valakinek alakítania!” Elég az hozzá, hogy nem éppen szívderítő állapotok uralkodtak az adatok terén akkoriban. A leginkább döbbenetes az volt – és ma is ezt emelném ki az összes váltást sürgető érv közül – hogy kaotikus állapotú adatokra támaszkodva hozott a mindenkori vezetés súlyos gazdasági kihatással járó döntéseket. Az állapot, mint eredmény persze nem egyik napról a másikra alakult ki: emiatt a sürgető változás hátterében már a kezdetekben sem a felelős keresése állt. A rendszer életkora önmaga kényszerítette ki „nyugdíjazását”, mert számos módosításon esett át, de a vele dolgozó munkatársak fluktuációja igen magas volt. A gazdasági rendszer csak egy volt a sok-sok indok közül, melyek az Egyetem vezetőivel beláttatták: ideje megoldást találni a tornyosuló problémákra. Jelen rövid írásomban azt kívánom megvilágítani, hogy: • Milyen problémák indukálták a változást? • Miért pont egy új informatikai rendszerben látta a vezetés a megoldás kulcsát? • Milyen változásokat hoz az egyetem életébe a váltás? Bízom benne, hogy írásomból kiderül, miért érdemes bizonyos előjelek láttán átgondolni, hogy többlet ráfordítások árán is szükséges modernizálni egy egyre inkább piaci viszonyokhoz közelítő versenyhelyzetet mutató egészségügyi szolgáltatói piacon, mert a kisebb hatékonysággal dolgozó egészségügyi intézmények és vállalkozások számára kockázatosabbá válik a jövő. 46 IME V. ÉVFOLYAM 1. SZÁM 2006. FEBRUÁR AZ EGYETEM VÁLTOZÁST INDUKÁLÓ KÓRÁLLAPOTA Milyen nehézségekkel nézett szembe az Egyetem tehát 2003 végén, amikor a vezetőkben megszületett a cselekvés szándéka? Felsorolásszerűen, a teljesség igénye nélkül, csak néhány legfontosabb jellemzőt kiragadva: • Lassú folyamat átfutás (sok papír alapú folyamat, át nem gondolt ügyvitel). • Rengeteg manualitás (nyilvántartásokban, adatrögzítésekben). • Pontatlan, ellentmondó, hiányos adatok (párhuzamos, azonos funkciójú, vagy egymást kiegészítő, de egymással összeköttetésben nem feltétlenül levő, különböző fejlesztésű számítógépes rendszerek). • Tevékenységek, nyilvántartások párhuzamossága (a szervezet nagyságánál fogva soha nem jutott kellő energia az időközben egyre bonyolultabbá váló folyamatok átgondolására). • Nehezen és kétségesen ellenőrizhető kötelezettségvállalás (az emberi hiba lehetősége: egyes bizonylatok lerögzítésének időbeli igénye, szélsőséges esetben elfelejtése, mindez számos telephelyen, számos szervezeti egység decentralizált gazdálkodásában). • Idejétmúlt, ellentmondó vagy hiányos szabályzatok (szervezeti nagyságból kifolyólag). • Üzemgazdasági szemlélet teljes hiánya. Ebben a helyzetben született meg az elképzelés arról, hogy egy: • Munkatársaink feladatvégzését megkönnyítő, • Hatékonyságot növelő, • Gyorsabb és pontosabb döntéshozatalt elősegítő, • Rugalmasan alakítható, • Gazdálkodási biztonságot teremtő, és • Nem utolsó sorban a kiinduló helyzetet megszüntető meghatározó informatikai támogatásra lenne szüksége az Egyetemnek. Ebben a döntési folyamatban jutottunk el – többek között – az SAP rendszerhez, melyre végül is választásunk esett. A MEGVALÓSÍTÁS KEZDETE A Semmelweis Egyetemen 2005. január 1-én kezdetét vette az Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer (IKGR) projektje, melynek bevezetése mára már előrehaladott állapotban van. Az IKGR projekt elnevezésében a hangsúly az INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK „integrált”-on van, mely tulajdonképpen végső célkitűzésként az Egyetem tevékenységeit kiszolgáló különféle szoftverek egymással összekapcsolódó informatikai rendszerének létrehozását, tehát a meghatározott célokat kiszolgáló teljes rendszerközi adatáramoltatást fogalmazza meg. Az integráció magában foglalja az egészségügyi tevékenységet kiszolgáló – az IKGR projekt másik jelentős szoftvereként bevezetendő – ún. „MedSolution”, az oktatási tevékenységet kiszolgáló ún. „Neptun”, és a gazdálkodási tevékenység számára szintén az IKGR keretén belül bevezetendő ún. „SAP” rendszer egymással történő informatikai összekötését. Természetesen az integrációban más szakterületek által használt szoftverek is helyt kapnak, mint például élelmezési tevékenységet támogató program, melyek részben kiváltással (más szoftverre történő cserével) részben kapcsoló modul kialakításával (adatcsere folyamat informatikai megoldásával) vagy más módon kerülnek az egyetem informatikai vérkeringésébe. A szoftver bevezetéseken (Egyetemre történő paraméterezéseken) túl az IKGR projekt általános informatikai eszközfejlesztést is magában foglal. Az infrastruktúra fejlesztés csak részben szolgálja a bevezetendő programok működtethetőségét, és jelentősen hozzájárul az Egyetem informatikai színvonalának fejlesztéséhez. A hardver fejlesztések sokak által nem látható része a szerver- és hálózatfejlesztés, amely az adatfeldolgozás és adatáramlás gyorsaságát és az adattárolás biztonságát hivatott növelni. A VÁLASZTOTT GAZDASÁGI SZOFTVERRÔL ÁLTALÁNOSSÁGBAN Előnye, hogy a rendszert világszerte több, mint ezer szervezet alkalmazza, túlnyomórészt üzleti vállalkozások, de szép számmal közintézmények és a közszféra szereplői is. 1972-ben kezdték fejleszteni, míg mára elérte aktuális funkcionalitását. Előszeretettel alkalmazza mind több hazai vállalkozás és költségvetési intézmény is, mert rendkívül rugalmas tulajdonságai miatt az jórészben képes a vevő nem ritkán egyedi kívánságait is kiszolgálni, továbbá tapasztalat, hogy egy jól megválasztott szakmai stratégia mellett képes egyszerűsíteni és ésszerűsíteni az ügyviteli folyamatokat is. MI MOTIVÁLTA AZ EGYETEM DÖNTÉSÉT? Az SAP egy olyan jövőbe tekintő üzleti kultúrát képvisel, mely az Európai Unióban elfogadott mindennapi gyakorlat, és ezáltal ötvözi az egyes funkciók területén jelentkező „legjobb gyakorlatát” (best practice), ami jelentős hozzáadott értékként jelenhet meg az Egyetem életében. Mivel a rendszer modulokból épül fel, így terjedelmét tekintve szabadon szűkíthető vagy bővíthető. Ennek megfelelően a rendszer bármikor kiegészíthető további funkciókkal is. Maga a szoftver egy váz, mely előre programozott adatkezelési algoritmusokat tartalmaz, beégetve az alapfunkciókat. A legtöbb standard folyamat egyetemi igényekhez alakítása – figyelembe véve a rendszer által képviselt üzleti kultúrát és logikát – rugalmasan megoldható. Az időközben keletkező változási igények a rendszeren könnyen keresztülvihetők, hiszen az informatikus szakemberek számára a rendszerre vonatkozó minden szükséges tudnivaló írott formában megtalálható, továbbá a szakmai háttértámogatás a forgalmazó részéről folyamatosan biztosított. MILYEN VÁLTOZÁSOKAT INDUKÁL A BEVEZETÉS? Számos változás nem azért következik be, mert egy jelentős esemény kiváltja, hanem mert a dinamikusan változó környezet az idő előrehaladtával azokat kikényszeríti. Így a gazdasági szoftver használatát is a megváltozó gazdálkodási környezet hívta életre annak érdekében, hogy az Egyetem reakcióképessége a külső környezeti változásokra gyorsabb és hatékonyabb legyen. Egy átlagos egészségügyi intézmény működési sajátosságait ismerve, az intézet lassú reakcióképességét egy hatalmas csatahajó navigációs példáján keresztül lehet érzékeltetni. Alap esetben – mint ami az előzőekben leírtak miatt az Egyetem adottsága is – ha a kapitány a tengeri csatában kiadja a parancsot, hogy „90 fokkal forduljunk jobbra”, akkor a kormányos elforgatja a kormányt, de a hajó teste csak 15 perc múlva áll be irányba. Addigra pedig más irányzékot diktálhat a kapitány, vagy a célpont már elúszott, esetleg a torpedó eltalálta a hajót. Gyorsabb reakcióhoz egy ilyen hajó esetén nagyobb kormánylapát, vagy fejlettebb irányváltoztatási rendszer szükséges. Szimbolikusan az új gazdasági rendszer egy fejlettebb irányváltoztatási eszköz, és feltétlenül elvárható tőle a gyorsabb reakcióidő. A változások értelme és lényege a fenti példán keresztül érthető meg igazán. Az új SAP gazdasági szoftver egy modernizáló eszköz a változások folyamatában, és ezt is, mint a csatahajó modernebb irányváltoztatási rendszerét, meg kell tanulni kezelni. Grafikai megjelenítés A grafikai megjelenítés nem képezi lényeges elemét a változásoknak, de bárki, aki eddig más szoftverrel dolgozott, először ezt fogja észrevenni. Az esetlegesen megszokott „DOS”-os kék-fehér, karakteres képernyő helyett egy „Windows”-os grafikai stílusjegyeket magában hordozó színes felület jelenik meg. Az adatmezők ablakok lesznek, elrendezésük más logikát követ majd, és számuk lényegesen több lesz az eddig megszokottaknál. Részben emiatt kell komoly hangsúlyt helyezni az oktatásokra, mely a rendszert a jövőben kezelő kollégák részéről megalapozott számítástechnikai ismereteket és az oktatáson hallottak sikeres elsajátítását feltételezi. IME V. évfolyam 1. szám 2006. február 47 INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK Gazdasági kimutatások és nyilvántartások Egyik legfontosabb változásnak és előnynek tartom, hogy a szoftver biztosítja a ma még hivatalos pénzforgalmi szemlélet mellett az üzemgazdasági szemlélet térnyerését. Egy intézmény áttérhet belső gazdálkodási eredményei kimutatási elveinek tekintetében üzemgazdasági módszerre, míg a hivatalos dokumentáció gyakorlatilag igen kevés párhuzamos többletráfordítással az előírásoknak megfelelően előállítható. Ennek működési elve a következő: a könyvelés elsődlegesen üzemgazdasági számlatükörbe történik, melyet egy speciális, könyvvizsgáló által tanúsítandó „átforgató” program könyvel be automatikusan a pénzforgalmi főkönyvbe. Az átforgató mechanizmus működőképességét könyvvizsgálóval tanúsíttatni ajánlott. Az üzemgazdasági szemlélet nem kiadásokat, hanem költségeket vesz figyelembe. Tehát azt, hogy az adott hónapban a működéshez mi került felhasználásra és milyen értékben. Mellékes, ha ezt a fizetési határidők miatt egy későbbi időpontban ellentételezi csak a kórház. Ennek megfelelően természetesen a bevételek is ebben a meggondolásban kerülnek kimutatásra és összerendelésre a költségekkel. A likviditási és pénzkiáramlási (cash-flow) helyzet megítélése más kérdés: abban továbbra is jelentős szerepet játszanak a pénzforgalmi kimutatások adatai. Keretgazdálkodás lehetősége Gazdálkodási fegyelem szempontjából az új rendszer legnagyobb előnye a keretgazdálkodás biztosítása. A keretek úgy is beállíthatók, hogy azok ne lehessenek túlkölthetők. Ez persze megfelelő körültekintést és előkészítést igényel előtte, nehogy az intézet működésképtelenségét okozza. A keretgazdálkodás mindenek előtt nagyobb, vagy gazdálkodási jogkörrel ellátott szervezeti egységekkel rendelkező intézmények számára ajánlott. Kimutatások, adatrögzítés Az Egyetemen az új gazdasági rendszer fokozatosan kerül bevezetésre 2006. január 1-től. Sokkal bonyolultabb összefüggésben, sokkal átláthatóbban és egyszerűbben képes nagy tömegű adatot kezelni, mint amit eddig megszokhattunk, ezáltal lehetőség nyílik részletesebb kimutatások megalkotására is. Amennyiben azonban pontosabb, jobban bontott adatokat, kimutatásokat szeretnénk, azt valakinek valahol be is kell rögzítenie a rendszerbe. Ez a feladat logikusan ott jelentkezik, ahol az adatok keletkeznek. Ugyanakkor látni kell azt is, hogy a rendszer számos funkciót automatizál, párhuzamos adatrögzítési tevékenységeket tesz feleslegessé, „egy adatot egyszer kell berögzíteni” elv mentén rengeteg energiát felszabadít. Ez az energia kell, hogy átfordítható legyen idővel egy sokkal inkább minőségi munkavégzésbe, mely minden kollégának biztosítja a kibontakozás lehetőségét, és szakmai ismereteinek maximális kihasználását. Az adatrögzítés területén is jelentős változás várha- 48 IME V. évfolyam 1. szám 2006. február tó: informatikai megoldásokkal élve, míg nem rögzítik az adott gazdasági esemény utolsó kötelezően kitöltendő adatát is, addig a számítógép nem enged ablakot bezárni, vagy továbbmenni. Ez az intézkedés az adatok megbízhatóságát és teljeskörűségét hivatott garantálni, mely lehetővé teszi a párhuzamos, ún. „ellenőrző” helyi kimutatások vezetésének megszűntetését, ezáltal megalapozza az erőforrások felszabadítását és átcsoportosíthatóságát. Információáramlás Gyorsabbá válik a kommunikáció. Bár számos tekintetben ma is megvannak ennek lehetőségei, a jövőben még inkább helyben elérhető lesz minden adat. Nemcsak az alapadatok és előre szerkesztett kimutatások, hanem más összetettebb adatok is, illetőleg a legfontosabb kimutatások. Ügyviteli folyamatok Fontos tudni, hogy az új gazdasági rendszer teljes funkcionalitásának bevezetését követően is maradnak papír alapú folyamatok, melyeket jogszabály, belső szabályzat, vagy a racionalitás indokol. Részben emiatt, részben az ésszerűség okán jelentősebb munkamegosztás kialakítására lesz nemcsak szükség, de lehetőség is a gazdálkodási területen, mely a tevékenységekben specializációhoz, így növekvő hatékonysághoz vezet. Változás a munkavégzésben Az SAP rendszertől nemcsak a pontosság, gyorsaság és egyszerűség elvárás, hanem a hatékonyabb gazdálkodás elősegítése is. Egy gazdálkodás annál hatékonyabb lehet, minél több az abban dolgozók munkájának hozzáadott értéke. Adott munkakörben a hozzáadott érték a munkakörnyezettől, tehát a munkafeltételektől, így a végzett munka minőségétől függ. A program jelentős manuális munkát takarít meg annak érdekében, hogy az más, minőségileg jobb folyamatokba befordítható legyen. ÖSSZEGZÉS Kétségtelen tény, hogy mint minden változtatás, túl az anyagi áldozatokon szervezeti feszültséggel jár. Még egy jó projekt is okoz jelentős szervezeti ellenállást, melyet vezetőként nemcsak tűrni, hanem kezelni is kell. Emiatt jelentős erőforrásokat szükséges fordítani a kommunikációra szervezeten belül. J. F. Kennedy, az USA egykori elnöke fogalmazott a következőképpen: „A fejlődést mindenki támogatja, a változást senki sem”. Azt gondolom, hogy a számos változáskezelési technika közül leghatékonyabban haladni munkatársainkat megnyerve, a változásban az ő érdeküket is megtalálva lehet. Bár ez egy idealizált állapotnak tűnhet, mégis úgy vélem, hogy egyetemünk inkább kedvező, mint kedvezőtlen tapasztalatokkal rendel- INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK kezik e téren. Az SAP szerepkörét tekintve egy kis létszámú, gyors reagálású hadtest, mely a harcot hivatott felvenni a hatékonytalansággal szemben a szervezett és tudatos szervezetmenedzsment oldalán. Ennek tudatában bízom benne, hogy egyetemünk sikerrel fogja alkalmazni az integrált informatikai rendszert. Remélem, hogy a kiin- duló állapotot, és az új gazdasági rendszer előnyeit kellően tömören és kontrasztosan, a teljesség igénye nélkül bemutatva sikerült megvilágítani egy ilyen nagy horderejű változás áldozatokkal szemben álló remélhető előnyeit, és bátorítást adni a modernizálásban gondolkodó menedzser kollégák számára. A SZERZÔK BEMUTATÁSA Kis Róbert 1998-ban végzett a debreceni Kossuth Lajos Tudományegyetemen okleveles közgazdászként. 2002ben a Szegedi Tudományegyetemen szerzett egészségügyi menedzser szakoklevelet. 2002 óta Ph.D. tanulmányait folytatja a Nyugat-magyarországi Egyetemen. Pályájában egészségügyi orientációt a Népjóléti Minisztérium és a Világbank által 1997-ben meghirdetett egészségügyi szolgáltatásfejlesztési projekt adott, melyben pénzügyi szakértőként közreműködött. 2001-2003-ig a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat Egészségügyi és Szociálpolitikai Irodáját vezette, 2003-tól az adósságkonszolidációs programban részt vevő szolnoki MÁV Kórház gazdasági igazgatója. A konszolidációs program sikeressé minősítését követően, 2004. szeptemberétől a Semmelweis Egyetem Kontrolling Főosztályának vezetését látja el. Dr. Stubnya Gusztáv Róbert A Semmelweis Orvostudományi Egyetem, általános orvos szakán végzett 1995-ben, majd a SE EMK okl. egészségügyi szakmenedzser képesítést szerzett (M.Sc.) 2001-ben. Csecsemő- és gyermekgyógyász szakorvosi szakképesítést szerzett 2001-ben. Eddigi munkahelyei: SOTE I. sz. Gyermekklinika, klinikai orvos 1995-2001, egyetemi tanársegéd 2001-2002, Országos Gyógyintézeti Központ, finanszírozási és informatikai főigazgató helyettes 2002-2003, Semmelweis Egyetem Stratégiai és Működésfejlesztési Főigazgatóság mb. főigazgató 2003, SE Stratégiai és Működésfejlesztési Főigazgatóság főigazgató 2003-jelenleg. Számos rangos szakmai, közéleti és társadalmi tisztséget töltött be eddigi pályafutása során, többek között: az Egyetemi Klinikák Szövetségének tagja 2004-től, a Menedzserek Országos Szövetsége választmányi tag 2005-től, a HEFOP Minőségközpontú vezetés projektvezető 2004-2006, a Fővárosi Önkormányzat Egészségügyi Bizottság állandó meghívott 2003-tól, – MKB Egészségpénztár igazgatósági tag 2004-től és a Közép-Magyarországi Regionális Egészségügyi Tanács alelnöke 2005-től. Egészségkártya Workshop Az Országos Egészségbiztosítási Pénztár, az Intelligens Kártya Fórum partnerségével konferenciát szervezett „Egészségkártya Workshop” címmel, 2005. február 3-án. A rendezvény tematikailag négy területet ölelt fel: NETC@RDS projekt Célja: a nemzeti és az EHIC – European Health Insurance Cards – egészségbiztosítási kártyák egységes környezetben való használata, külföldi megbetegedés esetén a helyiekkel egyenrangú egészségügyi ellátást biztosítva a nemzeti biztosítójának forrásaiból, gyakorlatilag a hazai biztosítás kiterjesztése az Európai Unió országaira. Diabcard projekt Célja egy diabetes betegek ellátását biztosító smart card alapú kezelői kártya, mellyel a betegek kezeléshez szükséges naprakész adataikat magukkal tudják vinni, a másik országban élő orvos azt saját nyelvén ki tudja olvasni, a kezelés adataival bővíteni, a beteg saját orvosával konzultációt tud tartani. EFMI WG Cards konferencia Az European Federation for Medical Informatics keretében működik a Working Group, melynek célja részt venni az egészség kártyák szabványosításában, a legjobb tapasztalatok elterjesztésében. IncoHealth projekt Célja a legjobb egészségbiztosítási kártya technikák összefoglalása és elterjesztése, az egészségügyben. Jelentős részben kommunikáció orientált e projekt. IME V. évfolyam 1. szám 2006. február 49
