IME - INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY

Tudományos folyóirat - Az egészségügyi vezetők szaklapja

   +36-1/786–9268       ime@nullimeonline.hu

   +36-1/786–9268

   ime@nullimeonline.hu

Kórházi informatikai rendszer kontrollingja II.

  • Cikk címe: Kórházi informatikai rendszer kontrollingja II.
  • Szerzők: Szedleczki Irén
  • Intézmények: MAIN Kft.
  • Évfolyam: II. évfolyam
  • Lapszám: 2003. / 2
  • Hónap: március
  • Oldal: 23-26
  • Terjedelem: 3
  • Rovat: MENEDZSMENT
  • Alrovat: KONTROLLING

Absztrakt:

Az IME előző számában közölt cikk első része bevezette az informatikai kontrolling fogalomkörét. Ennek kapcsán tárgyalta az informatika helyzetét, működésének kihatását az egész kórházi szervezetre, majd górcső alá vette az informatikai kontrolling kapcsán figyelembe veendő lehetséges bevételi és kiadási tényezőket, a lehetséges pozitív hatásokat. A cikk második része meghatározza azokat a kulcsfontosságú tervezési szempontokat, eseményeket, költségtényezőket, elemi adatokat és mutatókat, amelyekkel maga az informatikai rendszer és annak alkalmazása értékelhető, illetve a kontrolling modell kialakítható.

A cikk további részleteihez előfizetői regisztráció és belépés szükséges! Belépéshez kattintson ide
MENEDZSMENT KONTROLLING Kórházi informatikai rendszer kontrollingja II. A várható eredményesség mérése és vizsgálata Szedleczki Irén, MAIN Kft. Az IME előző számában közölt cikk első része bevezette az informatikai kontrolling fogalomkörét. Ennek kapcsán tárgyalta az informatika helyzetét, működésének kihatását az egész kórházi szervezetre, majd górcső alá vette az informatikai kontrolling kapcsán figyelembe veendő lehetséges bevételi és kiadási tényezőket, a lehetséges pozitív hatásokat. A cikk második része meghatározza azokat a kulcsfontosságú tervezési szempontokat, eseményeket, költségtényezőket, elemi adatokat és mutatókat, amelyekkel maga az informatikai rendszer és annak alkalmazása értékelhető, illetve a kontrolling modell kialakítható. • • • MEGVALÓSÍTÁS AZ INFORMATIKAI KONTROLLING MODELL ALAPJÁN Tervezés A tervezés-előkészítés módszere a szakirodalom szerinti a stakeholder elemzés. Elsőként a külső elvárások, a figyelembe veendő kapcsolatok feltérképezése: tulajdonos (finanszírozási lehetőségek), állam (pályázati lehetőségek), szállítók (informatikai cégek), környezet (társ kórházak informatikai rendszere). Majd a belső elvárások vizsgálandó területeinek felmérése: felhasználók (képzettség, igény), az egészségügyi szakterület (számossága, típusa, fizikai elhelyezkedése), pénzügy (anyagi lehetőségek), humán (rendelkezésre álló munkatársak), beszerzés (területi ellátók). Végül a világos cél meghatározása: az ideális állapot megteremtése, az optimális létszám, ellátási szint és költség-arány biztosítása a maximális összes nyereség (tulajdonosi, kórházi, dolgozók egyéni) elérésével. Mindezeknek természetesen kapcsolódniuk kell az intézményi stratégiai tervhez, illetve a Népegészségügyi programnak a kórház számára lebontott céljaihoz. A megvalósítás ellenőrzésében a szakirodalom szerinti Balanced Scorecard módszer alkalmazása az optimális megoldás. E módszer lényege, hogy az intézmény számára a leglényegesebb, legfontosabb területek (nézőpontok) kijelölését követően határozzuk meg a megvalósítandó konkrét célokat, ezen célok megvalósítását realizáló elemeket, majd az ehhez kapcsolódó, a megvalósítást várhatóan eredményező akciókat, valamint a megvalósulását mérő szempont-rendszert. Az általam legfontosabbnak vélt nézőpontok és megvalósítandó célok az informatikai kontrolling keretében: Pénzügyi nézőpont: értéknövekedés – árbevétel növekedés, költség csökkenés elérhetősége, gazdaságosság – működési költség optimalizálás, üzemeltetési költség optimalizálás megvalósíthatósága. Felhasználói nézőpont: szolgáltatás (hardver, szoftver, alkalmazói rendszer), támogatás (üzemeltetés, működtetés, oktatás), minőségbiztosítás támogatás (minőségi indikátorok alapadatainak automatikusan a rendszerben történő kezelése), megtanulhatóság (egyszerűség), értékteremtő képesség (protokoll kialakítás támogatás, eltérés ellenőrzés, „öntanuló” szoftver-megoldások biztosítása). Folyamat nézőpont: integráltság (egy törzs), kiszolgálás (felhasználói csoportok), meglevő folyamatba illeszkedés (ISO vagy KES-hez alkalmazkodás), üzemeltethetőség (szakembergárda, hibakezelési eljárás) és karbantartás, külső kapcsolati rendszerbe kapcsolhatóság (HL7/HISA protokollok, egészségügyi intézményi rendszerek interface: OEP, Kamarák, ÁNTSZ stb.). Végül a tervezés utolsó, de el nem hanyagolható területe az előrejelzési rendszer tervezése (figyelmeztető szolgáltatásában kiemelten fontos a grafikus és szöveges magyarázat!): környezeti változás hatása betegforgalomra/betegségösszetételre, belső struktúraváltozás és átszervezés szükségessége, HBCS-változás hatása, bevétel átstrukturálódása, orvosi/ápolási munka hatékonyságának változása, kapacitás-problémák, beruházási igények (eszköz, humán erőforrás), integrált rendszer használatának gyakorisága, naprakészsége. Végrehajtás-tervezés az előzőekben már említett Balanced Scorecard módszer szerint: • megvalósítás-tervezés és célok meghatározása, • ok-okozati viszonyok rögzítése, • mutatószámok kialakítása (ok-okozat és elvárás függvényében, a célok és akciókra alapozottan) ld. részletesebben a továbbiakban, • elvárások definiálása, • akciók meghatározása (feladat, mérföldkövek, időbeni ütemezés, erőforrás ütemezés (input, keret, output – pénzügyi eszköz, anyag, humán, kockázat/veszély). A szakma (informatikus és kontroller) számára a legnagyobb kihívást a mérhető és értékelhető mutatószámok kialakítása, az indikátor-rendszer kidolgozása jelenti. Ezért ennek kialakítására helyezném a továbbiakban a hangsúlyt. IME II. ÉVFOLYAM 2. SZÁM 2003. MÁRCIUS 23 MENEDZSMENT KONTROLLING Megvalósítás Az informatika eredményességének mérésére szolgáló mérőszámok és mutatók rendszere Az Integrált Informatikai Rendszer Indikátorai modul (a rendszer egységeként) feladata: az informatikai integrált rendszer szoftverének és szolgáltatásainak, felhasználói alkalmazásának, valamint magának az informatikai rendszernek (hardver, szoftver, adatbázis-kezelő stb.) működtetésének és üzemeltetésének vizsgálatához történő adatszolgáltatás biztosítása. A vizsgálat az alábbi területekre terjed ki: hatékonyság, eredményesség, használhatóság, megfelelőség. A vizsgálathoz használt indikátorok csoportja: minőségi mutatók, elégedettség mutatók, hatékonysági mutatók, folyamatmutatók, informatikai állapot indikátorok, informatikai teljesítmény és hatékonysági mutatók, melyek más-más szakmai elvárás aspektusából támogatják az elemzést. Ehhez az informatikai rendszernek képesnek kell lennie valid adatok szolgáltatására. Indikátor modul elvárása az Integrált Informatikai Rendszerrel szemben Minden felhasználó egyedi azonosításának biztosítása, és minden felhasználóhoz a számára elérhető szolgáltatások és jogok egyértelmű azonosításának biztosítása (jogcsoport és szolgáltatás-csoport lehetőségével). Minden művelet típus azonosításának és nyilvántartásának megoldása (pl. betegfelvétel, betegadat módosítás, betegesemény felvétel, beteg dokumentáció felvitel, beteg vizsgálatkérés felvitel és ezek módosításai, törlései, esemény lezárása, esemény jelentése, jelentett esemény hibajavítása, jelentett esemény finanszírozása stb.). Műveletek naplózása: műveleti típus, időbeliség (tól-ig), és személyhez kötötten minden felhasználó által kezdeményezett esetre. Egy eseményhez kapcsolódóan valamennyi kulcsdátum nyilvántartása (felvétel/javítás, távozás/javítás, lezárás/javítás, jelentés/javítás, elszámolás/javítás). Egy esemény status állapota (felvett, kódolatlan, kódolt, lezárt, jelentett, elszámolt/korrekciós, törölt) követhetőségének biztosítása. Jogosulatlan hozzáférések regisztrálása (hálózat, adatbázis, felhasználói rendszer). Hibakezelési eljárás informatikai támogatása (bejelentés, továbbítás, megoldás, kiesési idők). Output képzés típusai: átlagszámítás, trendszámítás, grafikus megjelenítés, txt, doc, xls formátumban. Az adatok validitása és a felhasználó mentesítése érdekében a háttérben automatikusan szükséges a műveletek végzésekor az aktuális felhasználó, funkció, műveleti típus és dátum-időpont rögzítése. A rendszernek biztosítania kell ezen adatok lekérdezhetőségét, elérhetőségét az Indikátor modul részére. Az alábbiakban javasolt indikátor rendszer kidolgozása korántsem olyan egyszerű, mint az iparban: jelen összefoglaló inkább csak a lehetséges indikátorokat veti fel. Minden rendszerre és megvalósításra, – a helyi sajátosságok szerint- súlyponti eltolódásokra, vagy egyéb to- 24 IME II. ÉVFOLYAM 2. SZÁM 2003. MÁRCIUS vábbi indikátorokra lehet szükség. A képet tovább színezi a hozzáállás a kórházi dolgozók részéről, a betegforgalom egyéb okból történő változása, az OEP elszámolások állandó verzióváltása. AZ INFORMATIKA KONTROLLINGJÁBAN JAVASOLT MÉRÔSZÁMOK ÉS MUTATÓK • • • • • • • • • • • • • • • • Minőségi mutatók: Kiesési idő mutató (szerver-munkaállomás, rendszermodul) Ciklusidőre vetített karbantartási mutató (eszköz élettartama függvényében) Hibakezelés (rendelkezésre állás, hibaelhárítás a hiba okától függően) Hiba ok mutató (szoftver, hardver, rendszer, felhasználó kezelése) Adatvesztés mutató (beteg adat, ellátási adat vesztés %ában) Elégedettségi mutató: A munkafolyamatok kapcsán történő adatbevitel, adatelérés, adatlekérdezés (rendszerből mérhető) Szolgáltatások, help-ek, munkafolyamat-vezérlés (kérdőíves felmérés) Hatékonysági mutatók integrált rendszerre vonatkozóan, előre definiált folyamatokra vonatkozóan: Válaszadási idő (pl. betegkiválasztás átlagideje) Lekérdezési idő (pl. beteg kórtörténet) Feldolgozási, gyűjtési idő (pl. éves kigyűjtés) Modulok közötti információ csere, frissítés, annak módja és gyakorisága Gép-kihasználtsági mutató (belépés-kilépés/24 óra) Gép-feladat kihasználtsági mutató (alkalmazás bejelentkezés-kijelentkezés/belépés-kilépés) Folyamat mutatók: Osztályok naprakész adatnyilvántartása (felvétel dátuma/rögzítés dátuma, beavatkozás dátuma/rögzítés dátuma, távozás dátuma/rögzítés dátuma) Beteg – esemény rendszerbe kerülése, beteg távozás – eset lezárás, eset jelentés, javítások és finanszírozási ciklusidők Elektronikus betegadminisztrációs mutató (támogatott adminisztrációk/összes adminisztrációk intézeti általános, szakterületi általános, szakma általános): • Betegfelvétel (alap, osztályok közötti, osztályon belüli – ágyszintű) • Beteghez kapcsolódó információk (alap, egyedi intézeti igények) • Betegellátás és ápolás (alap, gyógyszer, anyag, élelmezés, stb.) • Vizsgálatok (alap, ált. lelet, képi anyagok, tételes anyagfelhasználás stb.) • Betegszámla (általános alap vagy minden elemében tételes) MENEDZSMENT • • KONTROLLING Elektronikus adatkommunikációs mutató (szakmai és gazdasági területen belül, elméleti és megvalósított szolgáltatások aránya alapján): • Vizsgálat/konzílium kérés (járó, fekvő, háziorvos, külső szolgáltató) • Diagnosztikai eszköz kommunikáció egy vagy kétirányú adatátvitel • Szakmai ellátás automatikus számla-feladás pénzügy felé (betegre, külső/belső szolgáltatás elszámolásra) • Szakmai – gazdasági rendszerek automatikus adatfeladása kontrolling rendszer fele (terv-tény adatok) • Jelentés és adatszolgáltatás (OEP, MEP, Gyógyinfok, ÁNTSZ, KSH), Protokoll alkalmazási mutató (elméleti és megvalósított) • Betegellátási protokoll (kivizsgálási, kezelési, járóbeteg ellátási protokoll) • Fekvőbeteg gyógyszerelési protokoll • Várólista mutató (helyszín, átlagos betegszám, átlagos időtartam alapján) • Beteg átlagos megjelenése (intézet, szakmai terület) mutató • Előjegyzés alkalmazás mutató (várólista, járó, fekvő, műtét) • Előjegyzett meg nem jelent esetek gyakorisági mutatója (intézet, szakmai terület) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Informatikai állapot indikátorok: Dolgozók informatikai rendszer használati mutatója (használó/összlétszám) Dolgozók használat gyakorisági mutatója (napi használat/ideális használat esetszámban és/vagy óraszámra vetítve) Informatikai képzettség mutató (informatikus, általános felhasználó, kiemelt felhasználói körben – a bevezetett rendszer elvárásainak függvényében) Informatikai lefedettség mutató (munkaállomások száma/területek száma intézeti általános, szakterületi általános, szakmai általános) Informatikai szolgáltatás lefedettség mutató Hozzáférési mutató, az egy gépre jutó felhasználók száma alapján Ciklusidőre vetített hardver, szoftver illetve alkalmazás hiba miatti állásidő mutató Informatikai teljesítmény és hatékonyság mutatók Állásidő miatti költség veszteség mutató (kiemelten a diagnosztikákra, összköltségük arányában kifejezve) Informatika éves fajlagos mutatója: informatikai éves összköltség / intézményi összköltség éves fajlagos mutató változási %-a (előző évi mutatóhoz képest, trendfigyelés) Az informatika éves összköltsége + beruházás ktsg. / intézményi összköltség Viszonyítás más hasonló intézmény beruházás előtti és utáni mutatóihoz • Informatika átlagos havi költségének mutatója, informatikai szerződéstől függően: Informatika tervezett negyedéves bevétel növekedése, %-ban, Ft értéke Informatika tervezett negyedéves költségcsökkentési %a, Ft értéke Informatika tervezett negyedéves üzemeltetési ktsg. növekedés %-a, Ft értéke Informatika tervezett negyedéves működtetési ktsg. növekedés %-a, Ft értéke Informatika súlyozott hatékonysági mutatója %-ban és Ft értékben Hatékonysági % = (növekedési%*1,3) * (csökkenési%*1,2) * (működtetési% *1,1) * (üzemeltetési%*1,2) (ezek csak példák a súlyozási arányokra) Betegre vetített informatikai költség (intézeti általános, szakterületi általános: fekvő, járó, diagnosztika, szakmai általános) egy betegre összevonva a járó, fekvő és diagnosztikai költségeket, a beteg távozási dátumát alapul véve Beruházás megtérülési mutató (tervezett futamidőre, a beruházás típusától függően) Informatika fedezeti mutató: % és Ft megtermelt többlet (tény) + megtermelt többlet (származtatott) + szolgáltatásnyújtás – beruházás – üzemeltetési és működtetési költségek Érdekeltségi rendszer hatása árbevétel és hibás jelentőtételek % arányában, értékében Benchmarking %-os eredménye (intézeti általános, szakterületi, szakmai) ÖSSZEGZÉS, KONKLÚZIÓ Érdekeltség és folyamatos ellenőrzés, átszervezés, ügyviteli, dokumentációs és archiválási rendszer kidolgozása és megvalósítása nélkül nem vezethető be és működtethető eredményesen egy kórházi informatikai rendszer. Folyamatos oktatás, gyakorlás, utánképzés, a rendszerrel szembeni igényesség és naprakész állapot biztosítása nélkül szintén nem érhetőek el a várt eredmények. A számok és a valóság ellenére is szubjektív megítélésű marad az informatika eredményessége, a legkisebb probléma és hiányosság is felfokozott elégedetlenséget vált ki, a személyes hiba/üzemeltetési hiányosság, szabályozatlanság vagy ügyviteli hiányosság azonnal az informatikai rendszer negatív megítélését eredményezi, még ha az attól független is volt. E rossz beidegződés és előítélet ellen csak megbízható integrált rendszer biztosításával, korrekt szállítói magatartással és vitathatatlan tényadatokkal léphetünk fel. Az informatikai kontrolling bevezetésével, a fentiekben említett mutatók figyelésével a menedzsment az informatikai fejlesztési, bővítési igények jóváhagyásához messzemenőkig a legtöbb és valid információt szerezheti meg és ezen döntések megalapozottságát a tények bizonyítják. Az informatikai rendszer cseréjének, bővítésének, vagy az informatika kiszervezésének igénye esetén az informatikai Indikátor modul adatszolgáltatá- IME II. ÉVFOLYAM 2. SZÁM 2003. MÁRCIUS 25 MENEDZSMENT KONTROLLING sa és az informatikai kontrolling elemző értékelése nélkülözhetetlen forrás. A mai nehéz finanszírozási helyzetben elengedhetetlen, hogy a kórházi vezetés ne csak egy technikai eszközt lásson az informatikában. Teljes mértékben ki kell használnia az informatika nyújtotta lehetőségeket a döntéshozatalban, a számonkérési, érdekeltségi és értékelési rendszer kidolgozásában, a teljes átláthatóság megteremtésében. Számomra, – és az informatikusok számára – a rendszer eredményessége maga a rendszer folyamatos használata, az adminisztrációs munka még teljesebb körű, gyors támogatására történő törekvés, a saját munkavégzés érdekében a rendszer szolgáltatásainak (listák, kigyűjtések, elemzése) maximális felhasználása. Egy idézettel zárom ezt a kis szellemi kalandozást, melynek fontosságát mára már belátta a gazdálkodói és vállalkozói szféra. Most az egészségügyön a sor… „Az informatika ma már nem egyszerű költségtényező a vállalatok szemében, hanem stratégiai fegyver a versenyképesség növeléséhez és fenntartásához. Mint egyik alapvető stratégiai eszköz, kiemelten figyelmet érdemel.” Véry Zoltán: Az informatikai controlling Külön köszönetet szeretnék mondani dr. Pásztélyi Zsoltnak, aki türelmesen és segítőkészen támogatta e rendhagyó cikk megszületését és megjelenését. IRODALOMJEGYZÉK [1] Dr. Bodor Szabolcs – ifj. Bodor Szabolcs – Bordás István-Czakó Imre – Méreg Gábor – Porkoláb Lajos – Vízvári László – Weiner József: Az egészségügyi intézmények controllingjának alapjai, 2002, Ecom Kvality Bt. [2] Horváth Péter: Controlling: a sikeres vezetés eszköze 2001, KJK [3] Dr. Körmedi Lajos – Dr. Tóth Antal: Controlling a hazai szervezetek gazdálkodási gyakorlatában 1998, WEKA Szakkiadó Kft. [4] Dobák Miklós: Szervezeti formák és vezetés, 2001, KJK-KERSZÖV Jogi és Üzleti Kiadó Kft. [5] Bodnár Viktória: SOTE EMK Kontrolling oktatási anyag, 2002-es jegyzet [6] Belicza Éva: SOTE EMK Minőségbiztosítás oktatási anyag, 2002-es jegyzet [7] Véry Zoltán: Az informatikai controlling (IT-Control), Raabe Kiadó, Budapest, 2001 A SZERZÔ BEMUTATÁSA Szedleczki Irén, egészségügyi ágazat vezető a MAIN Kft. Hospitaly egészségügyi informatika fejlesztési területén. Diplomáját a Bánki Donát Műszaki Főiskolán szerezte, mint rendszerszervező. Pályafutása során dolgozott a Csepel Művekben, majd a KERSZI-ben. A SOTE Számítóközpontjának munkatársaként került kapcsolatba az egészségüggyel. Ezt követően az egészség- 26 IME II. ÉVFOLYAM 2. SZÁM 2003. MÁRCIUS ügy kereskedelmi területén a Convatec, Bristol-Mayers Squib, Pharmavit Rt.-nél fejlesztő-projektvezetőként komplex vállalatirányítási rendszereket tervezett és vezetett be. A veresegyházi Misszió Kht. Informatikai vezetőjeként a modell-kísérlettel, az SMS Magyarország Kft.-nél a finanszírozási teljesítmény-optimalizálással és egészségügyi kontrollinggal foglalkozott, mely téma kiemelt érdeklődési területe. Jelenleg a Semmelweis Egyetem Egészségügyi Menedzserképző másodéves hallgatója.