IME - INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY

Tudományos folyóirat - Az egészségügyi vezetők szaklapja

   +36-30/459-9353       ime@nullimeonline.hu

   +36-30/459-9353

   ime@nullimeonline.hu

Egy giga-projekt bevezetésének tapasztalatai

  • Cikk címe: Egy giga-projekt bevezetésének tapasztalatai
  • Szerzők: Dr. Stubnya Gusztáv, Juhász Irén
  • Intézmények: IME Szerkesztőség, Semmelweis Egyetem
  • Évfolyam: VII. évfolyam
  • Lapszám: 2008. / 7
  • Hónap: szeptember
  • Oldal: 54-56
  • Terjedelem: 3
  • Rovat: INFOKOMMUNIKÁCIÓ
  • Alrovat: INFORMATIKAI RENDSZER

Absztrakt:

A Semmelweis Egyetem – miként arról már néhány korábbi cikkünkben is beszámoltunk – nagy fába vágta a fejszét, amikor 2004-ben egy egységes, integrált informatikai rendszer bevezetése mellett döntött. Az egyetem vezetőségének célja egyértelműen az volt, hogy egy modern, a mai kor követelményeinek maximálisan megfelelő informatikai rendszer épüljön ki. A döntés eredményeként, az ISH Kft.-vel, mint fővállalkozóval együttműködve az IBM hardver eszközökön a medikai informatikai rendszert az e-MedSolution, a gazdasági rendszert pedig az SAP váltotta fel. Az Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer – közismert nevén IKGR – projekt több lépcsős bevezetése idén zárult le. Az ez idő alatt szerzett, valamint a projekt jelentőségéből adódó tapasztalatok mindenki számára tanulságokkal szolgálhatnak.

Angol absztrakt:

The Semmelweis University Budapest, initiated a significant expansion when in 2004 it decided to implement the standardized integrated information system – as we have already reported about it in some of our previous articles. The obvious objective of the University’s management was to build up an extensive and modern information system corresponding and fully adequate with the requirements of the recent time. Due to the decision the past medical information system run on IBM hardware devices was changed by e-MedSolution while the financial program was switched to SAP. The Standardized Integrated Information System – as it is widely known IKGR (Hungarian abbreviation of Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer) – was finalised this spring after a long introduction period of more stages. The experience gained during this period and coming from unique features of the project may serve edification for all of us.

A cikk további részleteihez előfizetői regisztráció és belépés szükséges! Belépéshez kattintson ide
INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK Egy giga-projekt bevezetésének tapasztalatai Juhász Irén, Dr. Stubnya Gusztáv, Semmelweis Egyetem A Semmelweis Egyetem – miként arról már néhány korábbi cikkünkben is beszámoltunk – nagy fába vágta a fejszét, amikor 2004-ben egy egységes, integrált informatikai rendszer bevezetése mellett döntött. Az egyetem vezetőségének célja egyértelműen az volt, hogy egy modern, a mai kor követelményeinek maximálisan megfelelő informatikai rendszer épüljön ki. A döntés eredményeként, az ISH Kft.-vel, mint fővállalkozóval együttműködve az IBM hardver eszközökön a medikai informatikai rendszert az e-MedSolution, a gazdasági rendszert pedig az SAP váltotta fel. Az Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer – közismert nevén IKGR – projekt több lépcsős bevezetése idén zárult le. Az ez idő alatt szerzett, valamint a projekt jelentőségéből adódó tapasztalatok mindenki számára tanulságokkal szolgálhatnak. The Semmelweis University Budapest, initiated a significant expansion when in 2004 it decided to implement the standardized integrated information system – as we have already reported about it in some of our previous articles. The obvious objective of the University’s management was to build up an extensive and modern information system corresponding and fully adequate with the requirements of the recent time. Due to the decision the past medical information system run on IBM hardware devices was changed by e-MedSolution while the financial program was switched to SAP. The Standardized Integrated Information System – as it is widely known IKGR (Hungarian abbreviation of Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer) – was finalised this spring after a long introduction period of more stages. The experience gained during this period and coming from unique features of the project may serve edification for all of us. ELÔZMÉNYEK A Semmelweis Egyetem vezetése egy új, a mai kor követelményeinek megfelelő integrált informatikai rendszer révén kívánta megvalósítani az egységes adatbázison működő elektronikus beteginformációs és gazdasági rendszer kiépítését. Az Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer (IKGR) központilag menedzselt kiépítése lehetőséget biztosít az addig egymástól független klinikai kiegészítő, egyedi fejlesztésű „szigetszerű” kisrendszerek integrációjára is, va- 54 IME VII. ÉVFOLYAM 7. SZÁM 2008. SZEPTEMBER lamint azok adatainak, törzsállományainak egységes rendszerbe foglalására. Az egyetem által 2004-ben kiírt pályázati felhívásra számos cég nyújtotta be ajánlatát. A nyertes – az International System House Kft. (ISH) – vállalta, hogy a lépcsőzetes bevezetés mellett, kettős elvárásként az egyetem megtartandó, jobbára elavult gépparkján is üzemelő, de a korszerű webes technológiákat is szolgáltatásként biztosító rendszermegoldást telepít a felhasználók számára. Ez a kényszerű kettőség nagy kihívást jelentett mindkét fél számára. A BEVEZETÉS SIKERTÖRTÉNETÉNEK ÁLLOMÁSAI A SZÁMOK TÜKRÉBEN Az IKGR kiépítése a medikai területen a MedSolution telepítésével, illetve a gazdasági részlegeknél a SE gazdálkodását új alapokra helyező SAP integrációjával alig több, mint 3 év alatt valósult meg. Az integráció fontos része volt, hogy a medikai területek feszített ütemű rendszerbevezetése mellett már 2005 nyarán egy BPR felméréssel megindult az egyetemi gazdálkodási folyamatok helyzetfelmérésére. Az SAP alrendszerek gyakorlati bevezetésének előkészítése, a folyamatos paraméterezések és finomhangolások 2005 őszétől zajlottak. Az értékesítés (SD) 2006 januári indulását követően az SAP pénzügyi (FI), majd anyaggazdálkodási (MM), eszközgazdálkodási (AM), keretgazdálkodási (KVM) moduljait rekordidő alatt vezették be. Végül a kontrolling modullal (CO) és az élelmezési (MM FOOD) modullal zárult le az SAP projekt első szakasza. Az egyetem 2006-ban egy HEFOP pályázaton elnyert támogatás segítségével SAP adattárházas és OLAP megoldású üzleti intelligencia megoldást biztosító (BW) rendszert is telepített, melynek a felső vezetés számára kifejlesztett Vezetői Információs Rendszere – az éles SAP rendszerből naponta frissülve és a medikai havi információs adatokra támaszkodva – nyújt adatokat az elemzésekhez, áttekintésekhez, tervezésekhez, indikátor rendszer kialakításához. A rendszer teljes kiépítése során az egyetem szinte minden szervezetét érintő alkalmazásokat valósítottak meg, melyek így a kórházi működés valamennyi feladatkörét lefedték. A 2005-ben indult többlépcsős bevezetés keretében egy év alatt minden klinikán megtörtént a járó, fekvő, diagnosztika és labor alapfunkcionalitások elindítása, majd – a korábbi SOTE-KIR rendszerek (korábban használt informatikai rendszer) átmeneti működésének megszűntév- INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK el – a teljes körű használatba vétel. Ennek során az egyetem 8500 dolgozója közül közel 5700 munkatárs kapott képzést és került betanításra. A MedSolution ma már 9500 felhasználó (pl. asszisztens, orvos, medikus, hallgató, diagnosztikai dolgozó) számára nyújt hozzáférést, míg a SAP rendszerek szolgáltatásai 1500 költséghely nyilvántartásán keresztül mintegy 2500 fő részére biztosítják az egyetemi rendszer elérhetőséget. A BEVEZETÉS ÉS ÁTTÉRÉS MEGOLDOTT FELADATAI A medikai-klinikai rendszerek bevezetése során a legfőbb dilemmát és feladatot a klinikai önállóság és egyediség versus egyetemi egységesítés és standardizálás jelentette. A klinikai önállóságot az egységesítés számos területen korlátozta. A legnagyobb előkésztési feladatot az egyetem medikai informatikai csapata számára az addig önálló és intézetenként független betegtörzsek egységesítése jelentette. Végeredményképpen a betöltésre került betegtörzs 98%ban teljesnek tekinthető. A bevezetés alapelvárásaként korábbi SOTE-KIR adatainak (betegtörzs, beteg ellátási események), valamint egyéb törzsállományoknak (pl. cikktörzs, szállítói és vevői törzsek, gyógyszertörzs, eszköztörzs, diéta törzs) áttöltését követelte meg az egyetem. A medikai területen két évre visszamenőlegesen, azaz 2003-tól kezdődően az adatok 95-99%os teljességgel kerültek betöltésre. A be nem azonosítható adatok a TAJ bevezetés előtti eseményekre terjedtek ki. Biztonsági okokból az eredeti önálló klinikai rendszerekben, a korábbi betegellátási adatok – az új rendszerbe betöltött adatok mellett – minden klinika-intézet számára a saját szerverén továbbra is elérhetően megmaradt. A második fázisban bevezetésre kerülő modulok már megvalósították az integrációt a MedSolution és a SAP rendszer között. A közös működés előfeltétele volt a két struktúra közötti eltérések összehangolása. Példaként említve az OEP-kód (ÁNTSZ-kód) és a költséghely kód megfeleltetése és azonos értelmezése hosszú, aprólékos egyeztetéseket igényelt mind az informatikai fejlesztő cégtől, mind az eddigi gyakorlathoz szokott egyetemi dolgozók között. Hasonló helyzet volt az élelmezés, gyógyszer, vér, konszignáció, anyag, betegszámla, ráfordítás, OEP bevétel elszámolás és a fekvőbetegeknek végzett szolgáltatások elszámolása, illetve a keretgazdálkodás kapcsán. A SAP bevezetés kulcsproblémáját az üzemgazdasági nyilvántartás pénzforgalmi elszámolását biztosító pénzügyi átforgatás okozta, illetve a három hónapos késéssel beérkező OEP bevétel elszámolás üzemgazdasági könyvelésének dilemmája. Az üzemgazdasági és pénzforgalmi könyvelési elvárások számos váratlan probléma azonnali megoldását igényelték a vezetéstől. A gazdasági rendszer moduljainak adatai a standard riportokon kívül csak az ABAP fejlesztési riportok és query készítések révén érhetőek el. Ilyen módon a felső vezetés egyedi információs igénye az egyetemi support csapat támogatásával biztosítható. A bevezetések során a klinikai oldal szakembergárdájának idő és kapacitás hiánya miatt az ISH szakembereire a tervezettnél nagyobb feladat hárult az igények felmérése és rendszer modulok paraméterezése során. Az egyetemi struktúra változásai miatti átparaméterezések – például a tavalyi ágyszám csökkenés átvezetése – szintén többlet terhet róttak a bevezetőkre. A projektvezetésben történt fluktuáció, az üzemeltetési vezetők huzamosabb idejű hiánya a bevezetések időnkénti megcsúszását, az üzemeltetési csapatok túlterhelését eredményezte. A tavalyi év folyamán stabilizálódott support csapatok és a vezetés hatékony együttműködése nyújtott lehetőséget a projekt bevezetési fázisának sikeres lezárására. A medikai rendszer moduljainak adataihoz, a beteghez köthető adatokhoz a Med-Query modul biztosít hozzáférést. A gyógyszer, anyag, élelmezés és betegszámla, OEP bevétel elszámolási adatok felhasználói szintű adatbázis elérhetőségére a későbbiekben keresnek közös megoldást a partnerek. Jelenleg ezen adatok egyedi igény szerinti eléréséhez az egyetem specifikálhatja egyedi leválogatási igényeit és kérheti ezeket az ISH szakembereitől. A már említett eltérő medikai és gazdasági struktúra, a két rendszert érintő határterületi modulok nyilvántartási és azonosítási szintjének, kódrendszerének kidolgozása, a klinikai-intézeti önállóságot és elszámolási igényt kielégítő költséghely (kötelezettség vállalási és keretgazdálkodási) szintjének meghatározása a Kontrolling Igazgatóság munkatársainak nagy kihívást jelentő feladata volt. A gazdálkodási rendszerben a valós és alternatív szervezeti struktúra kidolgozása nehéz feladat elé állítja a kontrolling munkatársakat. Az egyetem számára esetenkénti kardinális problémát jelentő szervezeti változások, átszervezések (összevonások és szétválások), a fluktuáció jelentős előkészítési, szervezési, egyeztetési, oktatási és továbbképzési igényekkel járnak. Az egyetem speciális helyzetéből és méretéből adódóan a szakmai kompetens támogatói kör nagy létszámú munkatársi gárdájának egyidőben történő összeszervezése – az oktatási, kutatási és külföldi előadásokat tekintve nem kis feladatot ró a szakmai terület számára. Végül a bevezetési fázis végleges lezárását jelentő heroikus feladatot a medikai és gazdálkodási folyamatokat rögzítő és dokumentáló belső egyetemi szabályzatok módosítása jelentette a központi egységek számára. A szabályzatok az informatikai rendszerek elvárási és szolgáltatási körével, bizonylataival és dokumentumaival, az ellenőrzési és adatáramlási, adatvédelmi és adatkezelési kritériumokkal kerültek kiegészítésre, majd kiadásra. A szabályzatok naprakész módosítását az IKGR bevezetéssel párhuzamosan futó Semmelweis Egyetem Minőségirányítási és Környezetvédelem fejlesztési projektje biztosította, támogatta. A projekt eredményeként a Semmelweis Egyetem az ISO2001 minősítést is sikeresen megszerezte. IME VII. ÉVFOLYAM 7. SZÁM 2008. SZEPTEMBER 55 INFOKOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓS RENDSZEREK A rendszerek üzemeltetésének first level supportját és az ügyeleti rendelkezésre állást az egyetem, míg a törzskezelési funkcionalitásokat és a további support tevékenységeket az ISH SE supportja biztosítja. A rendszerek folyamatos verzióváltását, annak témaköreit az ISH még a frissítések feltöltése előtt jelzi az egyetem felé. A jogszabályi, jelentési, elszámolási, ellenőrzési vagy besorolási változásokat viszont az egyetem jelzi az ISH felé, akik az előírt határidővel biztosítják a jogszabálykövetés keretében a fejlesztéseket. A SEMMELWEIS EGYETEM IKGR PROJEKT BEVEZETÉSI TAPASZTALATAINAK ÖSSZEFOGLALÁSA A SE IKGR projekt bevezetése a gazdasági és medikai magvalósított feladatok tekintetében eredményesen kerülhetett lezárásra. A projektvezetés, a bevezetésben együttműködő munkatársak: orvosok, informatikusok, assziszten- sek, gazdasági vezetők, pénzügyi előadók és számos érintett munkakörben dolgozó kolléga, és nem utolsósorban a bevezetést biztosító ISH munkatársak áldozatos, fáradtságot nem ismerő munkájának köszönhetően rekord idő alatt kerültek általános, teljes körű használatba a MedSolution rendszerek alapszolgáltatásai, funkcionalitásai. A vezetők számára a rendszerek integrált, biztonságos, naprakész működtetésén túl az operatív és stratégiai döntéseket támogató, alátámasztó adatszolgáltatás, a finanszírozást – gazdálkodást támogató ellenőrzések, statisztikai kimutatások jelentik a legnagyobb hasznot. A projekt sikerének záloga a bevezetést követő üzemeltetés, support támogatás. A szinte havonta változó medikai és gazdasági szabályozások naprakész nyomon követése, az időben sajnálatosan visszanyúló és visszaható jogszabályi, jelentési vagy elszámolási algoritmus változások informatikai és szakmai figyelése, ellenőrzése, követése jelenti az igazi kihívást a support csapatok, az informatika, a SE központi, klinikai és intézeti egységei és az ISH fejlesztői számára. A SZERZÔK BEMUTATÁSA Juhász Irén diplomáját a Bánki Donát Műszaki Főiskolán szerezte, mint rendszerszervező. Pályafutása során dolgozott a Main Kft. Hospitaly egészségügyi informatika fejlesztési területén, a SOTE Számítógépközpontjának munkatársaként, az egészségügy kereskedelmi területén a Convatec, BristolMayers Squib Pharmavit Rt.-nél fejlesztő projektvezetőként, a Misszió Kht. informatikai vezetője- ként. Az SMS Magyarország Kft. munkatársaként finanszírozási teljesítmény-optimalizálással és egészségügyi kontrollinggal foglalkozott. 2005. márciusától a Semmelweis Egyetem Gyógyító-Megelőző Ellátási Igazgatóságon Finanszírozási osztályvezető, majd megbízott igazgató. 2006. júniusától az Orvosszakmai, Finanszírozási és Minőségbiztosítási Igazgatóság igazgatóhelyettese és 2007 tavaszától a Medsol projekt II. fázis bevezetésének projektvezetője, 2007 őszétől rektori megbízott, jelenleg a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság ügyvivő szakértője. Dr. Stubnya Gusztáv (1970) a Semmelweis Orvostudományi Egyetemen általános orvosként szerzett diplomát 1995-ben, majd elvégezte a Semmelweis Egyetem Egészségügyi Menedzserképző Központjának okleveles egészségügyi szakmenedzser (MSc) képzését. Csecsemő- és gyermekgyógyász szakvizsga után az egyetem I. sz. Gyermekgyógyászati Klinikáján klinikai orvosként, majd egyetemi tanársegédként dolgozott. 2002-től az egészségügy más területén vállal aktív szerepet: 2002- 2003 között az Országos Gyógyintézeti Központ finanszírozási és informatikai főigazgató helyetteseként, 2003 óta pedig a Semmelweis Egyetem Stratégiai és Működésfejlesztési és Igazgatásszervezési Főigazgatóságának főigazgatójaként dolgozik. Régóta halogatott döntések meghozatalával magas kockázatú reformok elvégzésébe fogott, kiemelendő ezek közül a Semmelweis Egyetem 15 éve húzódó irányítási rendszerének átalakítása. A Semmelweis Egyetemen végzett szakmai tevékenységének elismeréseként folyamatosan részt vesz a Magyar Kórházszövetség, az Egyetemi Klinikák Szövetsége, és a Menedzserek Országos Szövetségének munkájában. 56 IME VII. ÉVFOLYAM 7. SZÁM 2008. SZEPTEMBER