IME - INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY

Tudományos folyóirat - Az egészségügyi vezetők szaklapja

   +36-1/786–9268       ime@nullimeonline.hu

   +36-1/786–9268

   ime@nullimeonline.hu

Esetszintű kontrolling – naprakész adatokkal

  • Cikk címe: Esetszintű kontrolling – naprakész adatokkal
  • Szerzők: Dr. Vácity József
  • Intézmények: Markhot Ferenc Kórház Eger
  • Évfolyam: XVII. évfolyam
  • Lapszám: 2018. / 4
  • Hónap: május
  • Oldal: 19-22
  • Terjedelem: 4
  • Rovat: MENEDZSMENT
  • Alrovat: KONTROLLING

Absztrakt:

Cikkünkben bemutatjuk azt az eljárásrendet és informatikai környezetet, ami biztosítja Markhot Ferenc Kórház minden fekvőbeteg esetéhez rendelve a gyógyszerek és a szakmai anyagok rögzítését. A rögzített adatok feladásra kerülnek az esetszintű kontrollingnak, valamint a web-es felületen lekérhető listák növelik a terápiák orvos-szakmai és költség szempontú ellenőrizhetőségét, és hatékony munkakapcsolatot biztosítanak a klinikum és a klinikai gyógyszerészet között.

Angol absztrakt:

In our article we introduce the methodology and its IT environment which ensures recording of medication and other medical material data associated to inpatient cases in Markhot Ferenc Kórház, Eger. The stored data will be sent to the controlling system to measure costs associated to these cases. Due to this database online web-based lists can be reached to provide more accurate medical professional and cost-oriented control, as well as realization an effective clinical pharmacological work - flow.

A cikk további részleteihez előfizetői regisztráció és belépés szükséges! Belépéshez kattintson ide
MENEDZSMENT KONTROLLING Esetszintű kontrolling – naprakész adatokkal Dr. Vácity József, Markhot Ferenc Kórház Eger Cikkünkben bemutatjuk azt az eljárásrendet és informatikai környezetet, ami biztosítja Markhot Ferenc Kórház minden fekvőbeteg esetéhez rendelve a gyógyszerek és a szakmai anyagok rögzítését. A rögzített adatok feladásra kerülnek az esetszintű kontrollingnak, valamint a web-es felületen lekérhető listák növelik a terápiák orvos-szakmai és költség szempontú ellenőrizhetőségét, és hatékony munkakapcsolatot biztosítanak a klinikum és a klinikai gyógyszerészet között. In our article we introduce the methodology and its IT environment which ensures recording of medication and other medical material data associated to inpatient cases in Markhot Ferenc Kórház, Eger. The stored data will be sent to the controlling system to measure costs associated to these cases. Due to this database online web-based lists can be reached to provide more accurate medical professional and cost-oriented control, as well as realization an effective clinical pharmacological workflow. BEVEZETÉS A szervezeti egység szintű kontrollingban és értelemszerűen az eset szintű kontrollingban a valid adatok biztosítása érdekében az első megoldandó feladat a költségek 65-85% -át kitevő HR költségek szervezeti egységek közötti korrekt szétosztása. A költségek 15-20%-át kitevő gyógyszer és szakmai anyag költség feldolgozása a főkönyvi adatoknak köszönhetően megoldott. Eset szintű kontrolling azonban nem képzelhető el a gyógyszer és a szakmai anyag költségek ápolási eset szintű adminisztrálása nélkül. Erre a feladatra az elmúlt években több kísérlet is történt, azonban egyik sem váltotta be a hozzá fűzött reményeket. A meghiúsult adatgyűjtési törekvések közös jellemzői voltak: szűkített szakmai listákkal dolgoztak (leggyakoribb vagy legköltségesebb szempont szerinti szűkítés), a HIS rendszerekbe és/ vagy a készletgazdálkodási rendszerbe implementált listákból történő választási eljárást alkalmaztak, szakdolgozóktól várták el az adatrögzítést. Okulva ezen próbálkozásokból, olyan informatikai rendszerrel támogatott eljárásrendet vezettünk be, amely teljes intézeti szinten minden (aktív, krónikus) ápolási eset minden gyógyszer és minden szakmai anyag felhasználását adminisztrálja. A rendszer mindösszesen az árak karbantartása szintjén kommunikál az Ecostat rendszerrel és az intézeti patikai rendszerrel; és interface-n keresztül folyamatosan kommunikál a HIS rendszerrel. A rendszernek nem feladata IME – INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY az osztályos készletek figyelése, rendelések előkészítése vagy elkészítése. Ezekre a feladatokra minden kórházban jól bevált és bejáratott eljárásrendek vannak. A BÉR- ÉS BÉRJELLEGŰ KÖLTSÉGEK FELDOLGOZÁSA A közalkalmazotti bérek szervezeti egységek közötti felosztása – bár nem egyszerűen, de – lehetséges a KIRA rendszerrel is; a vállalkozói költségek szervezeti egységek közötti felosztása csak a könyvelési felosztással (szétkönyvelés) lehetséges. Mindkét eljárás fő hiányossága – a nagy HR kapacitás szükségleten túl – az, hogy az esetleges felosztási hibák nem korrigálhatók. A bérek szervezeti egységek közötti felosztására olyan szoftvert használunk kórházunkban, ami a közalkalmazotti béreket és a vállalkozói díjakat havi szinten együtt dolgozza fel, a költségeket a jogcímek szerint kezelve alap- és változó bérre bontja, a MÁK állományból származó változó béreket a helyükön (előző hónaphoz kapcsolva) kezeli, a munkatársakat orvos, egészségügyi dolgozó, egészségügyben dolgozó és egyéb dolgozó kategóriai típusokba sorolja. Minden munkatárs alap és változó bérét havonta meghatározott százalékos arányban a tényleges szervezeti egység között osztjuk fel. Például egy sebész orvos alap bére a sebészet osztály és a sebészet szakrendelő között 80-20% arányban, a változó bére 50-50% arányban a sebészet osztály és az érsebészet osztály között osztandó szét. A szoftver feldolgozás után a közalkalmazotti bér adatokat és a vállalkozói bér jellegű költségeket külön-külön, szervezeti egységenként a négyes dolgozói típus szerinti bontásban exportálja és adja fel a kontrolling számára. Egy havi adat feldolgozásának HR kapacitás szükséglete 4 munkaóra. ESETSZINTŰ GYÓGYSZER ÉS SZAKMAI ANYAG FELHASZNÁLÁS ADMINISZTRÁLÁSA A gyógyszer és a szakmai anyag ápolási eset szintű adminisztrálásban a bevezetőben említett eljárások nem alkalmazhatók. Az adatgyűjtési eljárásrenddel kapcsolatosan az alábbi elvárásoknak kell teljesülniük: költséghatékonyság, nagy pontosság, egyszerűség, hosszú távú fenntarthatóság, alacsony HR kapacitás igény. Ezen elvárásokat csak és kizárólag vonalkód rendszer alkalmazásával lehet teljesíteni. A választott algoritmus a GS1 szabvány szerinti vonalkód rendszer. Törzsállományok kialakítása, karbantartása Minden gyógyszer és szakmai anyag GS1 szabványú egyedi vonalkódot kap. Ezek a vonalkódok az adatrögzítő XVII. ÉVFOLYAM 4. SZÁM 2018. MÁJUS 19 MENEDZSMENT KONTROLLING szoftverben a patikai szoftverben és a raktári rendszerben is rögzítésre kerülnek. (Ez az egyedi azonosító a kulcs a gyógyszertári szoftver, raktári szoftver, és az adatrögzítésre használt célszoftver között.) Fontos kihangsúlyozni, hogy a gyógyszertári szoftver és a raktári szoftver nincs folyamatos adatkapcsolatban az adatrögzítő szoftverrel. A rendszerek között szükséges kapcsolat a havi egyszeri alkalommal (természetesen igény esetén ez lehet több is) történő ár karbantartás, ami a raktári és a gyógyszertári szoftver által generált export állománynak az adatrögzítő szoftverbe történő beolvasásával valósul meg. A rendszer indulása előtt a teljes szakmai anyag raktári készleteket és az osztályos szakmai anyag készleteket el kell látni a cikkek egyedi vonalkód azonosítójával (ez az eljárásrend egyben egy soron kívüli osztályos leltárt is jelent). A napi működés során a raktárba érkező anyagok bevételezésének része az egyedi vonalkód címkék felragasztása. A betegekkel kapcsolatos gyógyszer és szakmai anyag felhasználási adatokat nem a HIS-be, hanem a HIS-hez interface-n kapcsolódó célszoftverbe, a feladatra kiképzett személyzet rögzíti. Szakdolgozók a szoftverben nem rögzítenek adatot. Ezer ágyas kórházban 4 főállású adatrögzítő munkatárs szükséges. Átlagosan 85%-os ágykihasználtság mellett a teljes gyógyszer, szakmai anyag adminisztráció betegenként mindösszesen 2,4 perc HR kapacitás időszükségletet jelent. A 21. században talán meglepő, de az eljárásrend ötvözi a papír alapú dokumentumokat és az informatikai megoldásokat. A keletkező papír alapú dokumentumok egyben biztonsági kontrollként is funkcionálnak. Az eset szintű adatok adminisztrációja a kórház minden fekvőbeteg osztályára és a műtőkre is kiterjed. Ugyanazon eljárásrend alkalmas a gyógyszerek, a szakmai anyagok, a transzfúziós adatok, műtéti idő és bármilyen mérni kívánt adat (élelmezési adatok, fizioterápiás REPCs adatok!!!) eset szintű adminisztrálására. 1. ábra Felvételi etikett A beteg felvételekor felvételi etikettet nyomtatunk (1. ábra) és nyomtatásra kerül egy felvételi gyógyszerelési lap. Mindkét dokumentumon az eset törzsadatain túl az esetazonosító vonalkód is rögzítésre kerül (mivel az intézeti szinten beve- 20 IME – INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY zetett ágy melletti diagnosztikához – vérgáz, vércukor – a medikai rendszer POCT azonosítója szükséges, ezt az azonosító vonalkódot is rányomtatjuk a felvételi etikettre). A felvételi etikettet az esettel kapcsolatos dokumentumokra ragasztjuk (kórlap, lázlap, ápolási lap, …). Ezt az etikettet ragasztjuk az osztályos kezelőben lévő gyűjtő dobozokra, amelyekben a szakmai anyagok csomagolóanyagait gyűjtjük. Az ápolók elvárt adminisztrációs feladatainak egyik eleme a betegfelvételkor a lázlapról az elrendelt terápiát a felvételi gyógyszerelési lapra felírni. Az éjszakás ápoló feladata, hogy a rendszerből kinyomtatott gyógyszerelési adatokat (2. ábra) összehasonlítja a lázlapon rögzített utolsó gyógyszereléssel, és ha szükséges, akkor a kinyomtatott gyógyszerelési listát korrigálja. 2. ábra A rendszerből nyomtatott gyógyszerelési lap A betegellátás során felhasznált szakmai anyagok csomagolóanyagait a személyzet nem a hulladéktárolóba dobja, hanem a beteg nevével felcímkézett gyűjtődobozba teszi. A műtőben egy nylon szemeteszsákra ragasztanak egy etikett címkét, és ebbe gyűjtik a csomagolóanyagokat. Az adatrögzítés menete: Reggeli körjáratban az osztályokon elkészített éjszakai gyógyszeres lapokat és új felvételes gyógyszeres lapokat az adatrögzítő személyzet az irodájába viszi. Az adatrögzítéskor a betegazonosítás a lapokról történő vonalkód beolvasással történik, és ezt követi a gyógyszerek beteghez történő rögzítése, ami új felvételes beteg esetén történhet vonalkód beolvasással vagy listából történő választással. A már bent fekvő betegek gyógyszeres terápiájának rögzítése az előző nap gyógyszerelésnek átemelésével (szükség szerinti leállítással, dózis változtatással vagy új gyógyszer indításával) történik. A szakmai anyagok adminisztrálását az adatrögzítő személyzet a laptopján az osztályos kezelőben végzi (a rendszer működtetésének nem alap feltétele a teljes kórházi WiFi lefedettség, mivel a rendszer alkalmas az un. off-line üzemmódra is). A folyamat a gyűjtő dobozon lévő betegazonosító vonalkód beolvasással indul, majd a csomagoló anyagokról történő vonalkód beolvasással folytatódik. A nagy mennyiségben felhasznált anyagok (tűk, fecskendők, katéterek stb.) a raktárban nem kapnak egyedi vonalkód címkét. Ezekről a cikkekről az adatrögzítő munkatársak saját használatra egyedi adminisztrációs lapot készítenek, és a felhasználás adminisztrálásakor innen rögzítik a vonalkódokat. (Mint a szupermarketek pénztárában a péksütemények esetén, ezért ezeket a cikkeket „pogácsás” cikkeknek neveztük el.) A pelenkák felhasználásához plasztik lapra ragasztott vonalkódot haszXVII. ÉVFOLYAM 4. SZÁM 2018. MÁJUS MENEDZSMENT KONTROLLING 3. ábra Gyógyszerelési lista 4. ábra Gyógyszerfelhasználási lista 5. ábra Szakmai anyag felhasználási lista nálunk. Felhasználáskor egy ilyen lapot tesz az ápoló a beteg gyűjtő dobozába (helyettesítendő a csomagoló anyagot). Egyedi, adatrögzítést gyorsító megoldások Mivel az aneszteziológusok a gyógyszeres terápia egy szűk spektrumát használják, ezért számukra speciális gyógyszer lap került kialakításra. A műtét kezdetekor egy ilyen lapra ráragasztanak egy etikett címkét, és a felhasznált gyógyszerek mennyiségét ezen a lapon adminisztrálják. A traumatológiai műtétekhez szintén egyedi lapok készültek. Ezen a lapokon fel vannak tüntetve a választható fém anyagok és csavar típusok. A felhasználásnak megfelelően a műtét során felhasznált anyagok mellé csak a felhasznált mennyiséget kell rögzíteni. Ezen speciális adminisztrációs lapokról történő adatrögzítés szintén csak és kizárólag vonalkódok beolvasásával történik. A rendszer része a klinikai farmakológia informatikai támogatása. A gyógyszerész délután ki tudja nyomtatni egy vagy több választott osztály gyógyszerelési listáját (3. ábra), amelyen minden osztályos beteg szerepel; a diagnózisok és az utolsó (éppen most) alkalmazott terápia feltüntetésével. Így a gyógyszerész a másnapi vizitre fel tud készülni, és rögtönzési kényszer nélkül megfelelő gyógyszerelési szakmai tanácsot tud adni. A listán a terápia költsége is szerepel, valamint az az adat, hogy a beteg az adott gyógyszert hány napja kapja. Amennyiben a gyógyszerésznek ez az információ nem elegendő, egy erre kifejlesztett modulban megtekintheti a beteg teljes orvos-szakmai adminisztrációját (jelen eset és a korábbi esetek is), gyógyszerelési és szakmai anyag felhasz- IME – INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY nálását (4. és 5. ábra). Természetesen ez a modul rendelkezésére áll a klinikusoknak is. A rendszer előnyei három csoportba sorolhatók: az ellenőrzött felhasználásnak köszönhetően javult gyógyítás költséghatékonysága, nőtt a terápiás betegbiztonság és ezen adatrögzítéssel lett megvalósítható az esetszintű kontrolling. A rendszer a felsővezetés számára hasznos áttekintő listákat is prezentál. Ilyen a napi létszám lista (6. ábra), amelyre az adott hónapban az osztályon kezelt betegek fődiagnózis, HBCs, súlyszám, ápolási idő, garancia adatai kerülnek. Egy további listán az ápolási esetek fődiagnózis és HBCs szerint csoportosíthatóan jelennek meg (7. ábra), és itt áttekinthetők a bevételi és költség adatok. A költséghatékony gyógyítás napi szintű ellenőrzésében nagyon hasznos a ráfordítás lista (8. ábra), amelyen az osztályon bent fekvő betegek összes és aktuális gyógyszer és szakmai anyag költségét tudjuk áttekinteni. AZ INFORMATIKAI RENDSZER TOVÁBBI FEJLESZTÉSE Folyamatban van a műtőben használt minden eszköz kétdimenziós kóddal történő lézer gravírozása. Ennek eredménye lesz, hogy egy adott beteg műtétje kapcsán nem csak azt tudjuk meg, hogy a műtét melyik műtőben mennyi ideig tartott, mely orvosok, mely szakdolgozók vettek rész a műtétben, milyen gyógyszereket és szakmai anyagokat használtak fel a műtét során, hanem azt is tudni fogjuk, hogy konkrétan mely műszerekkel, eszközökkel történt a műtét. XVII. ÉVFOLYAM 4. SZÁM 2018. MÁJUS 21 MENEDZSMENT KONTROLLING 6. ábra Áttekintő beteglista 7. ábra A HBCs-k költség és bevétel listája 8. ábra Ráfordítási lista betegenként A SZERZŐ BEMUTATÁSA Dr. Vácity József gyermekgyógyász és fül-orr-gégész szakorvos. 30 éve foglalkozik orvos-informatikával. 2011- 22 IME – INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY 2016 között a Nagyatádi Kórház, 2016-tól a Markhot Ferenc Kórház főigazgatója. XVII. ÉVFOLYAM 4. SZÁM 2018. MÁJUS