IME - INTERDISZCIPLINÁRIS MAGYAR EGÉSZSÉGÜGY

Tudományos folyóirat - Az egészségügyi vezetők szaklapja

   +36-30/459-9353       ime@nullimeonline.hu

   +36-30/459-9353

   ime@nullimeonline.hu

Hogyan segíthet a Projekt és a Portfolió Menedzsment a projektvezetésben?

  • Cikk címe: Hogyan segíthet a Projekt és a Portfolió Menedzsment a projektvezetésben?
  • Szerzők: Fehér András
  • Intézmények: Humansoft Kft.
  • Évfolyam: VII. évfolyam
  • Lapszám: 2008. / 3
  • Hónap: április
  • Oldal: 51-54
  • Terjedelem: 4
  • Rovat: INFOKOMMUNIKÁCIÓ
  • Alrovat: MÓDSZERTAN, DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS

Absztrakt:

A Projekt és Portfolió Menedzsment (PPM) megoldásokkal a szervezetek egy rendszerben integrálhatják valamennyi projektjük, emberi erőforrásaik és pénzügyeik kezelését. A rendszerek az egész szervezet működésére kiterjedően képet nyújtanak az összes felügyeleti és menedzsment információról. A vezetők számára jól áttekinthető felületeken valós idejű információt, adatokat szolgáltatnak a döntéshozáshoz, valamint az IT és az általa támogatott üzleti folyamatok jobb összehangolásához. A cikk bemutatja, hogy napjainkban milyen nagy jelentősége van az EU támogatási rendszerben érkező anyagi források nyomon követhetőségének, az átláthatóság és ellenőrizhetőség biztosításának, a PPM erre is megoldást nyújt.

Angol absztrakt:

Improve transparency and responsiveness of your business, reduce system redundancy, manage resources (both in-house and outsourced) and leverage advances in technology to enhance citizen services. Make IT a valued partner in your agency mission.
Project and portfolio management (PPM) product provides a single system of record for jointly defining agency priorities and aligning IT investments accordingly. It also enables your agency’s project management office to efficiently manage resources, projects and their associated costs. PPM enables your agency to automate, streamline and optimize the selection, delivery and assessment of IT investments–eliminating many of the manual processes for managing and reporting project-related tasks. PPM allows you to select IT investments based upon agency objectives, transform IT into a customer service provider, manage IT programs for net benefits, measure IT success based upon key performance indicators and proactively manage the investment and portfolio management process.

A cikk további részleteihez előfizetői regisztráció és belépés szükséges! Belépéshez kattintson ide
INFOKOMMUNIKÁCIÓ MÓDSZERTAN Hogyan segíthet a Projekt és Portfolió Menedzsment a projektvezetésben? Fehér András, HUMANsoft Kft. A Projekt és Portfolió Menedzsment (PPM) megoldásokkal a szervezetek egy rendszerben integrálhatják valamennyi projektjük, emberi erőforrásaik és pénzügyeik kezelését. A rendszerek az egész szervezet működésére kiterjedően képet nyújtanak az összes felügyeleti és menedzsment információról. A vezetők számára jól áttekinthető felületeken valós idejű információt, adatokat szolgáltatnak a döntéshozáshoz, valamint az IT és az általa támogatott üzleti folyamatok jobb összehangolásához. A cikk bemutatja, hogy napjainkban milyen nagy jelentősége van az EU támogatási rendszerben érkező anyagi források nyomon követhetőségének, az átláthatóság és ellenőrizhetőség biztosításának, a PPM erre is megoldást nyújt. Improve transparency and responsiveness of your business, reduce system redundancy, manage resources (both in-house and outsourced) and leverage advances in technology to enhance citizen services. Make IT a valued partner in your agency mission. Project and portfolio management (PPM) product provides a single system of record for jointly defining agency priorities and aligning IT investments accordingly. It also enables your agency’s project management office to efficiently manage resources, projects and their associated costs. PPM enables your agency to automate, streamline and optimize the selection, delivery and assessment of IT investments–eliminating many of the manual processes for managing and reporting project-related tasks. PPM allows you to select IT investments based upon agency objectives, transform IT into a customer service provider, manage IT programs for net benefits, measure IT success based upon key performance indicators and proactively manage the investment and portfolio management process. A gazdálkodó szervezetek és intézmények számára az egyik legfontosabb feladat és egyben az egyik legnagyobb probléma az új projekt valós tényeken alapuló, megfelelő előkészítése, illetve lebonyolítása. Hiányzik az integrált igénykezelési folyamat, a projekt megvalósításához tartozó átfogó IT portfolió felügyelet, nem megfelelő a pénzügyi irányítás és az erőforrások kihasználása. Nincs ez másként az Új Magyarország Fejlesztési Terv projektjeinek és az egészségügyi intézmények számára megnyíló nagyszámú pályázati lehetőséget követő projektek esetében sem. A Projekt és Portfolió Menedzsment (PPM) megoldásokkal a szervezetek egy rendszerben integrálhatják vala- mennyi projektjük, emberi erőforrásaik és pénzügyeik kezelését. A rendszerek az egész szervezet működésére kiterjedően képet nyújtanak az összes felügyeleti és menedzsment információról. A vezetők számára jól áttekinthető felületeken valós idejű információt, adatokat szolgáltatnak a döntéshozáshoz, valamint az IT és az általa támogatott üzleti folyamatok jobb összehangolásához. A testre szabott portálok segítségével megvalósulhat az állami, politikai vezetők automatikus, tárgyszerű informálása. Napjainkban különösen nagy jelentősége van az EU támogatási rendszerben érkező anyagi források nyomon követhetőségének, az átláthatóság és ellenőrizhetőség biztosításának. A PPM erre is megoldást nyújt. A PPM tényeken alapuló döntéshozással erősíti az IT és az üzlet együttműködését. Az IT hatékonyságát a legjobb gyakorlatnak számító projekt módszertanokkal és erőforrás optimalizálással támogató PPM segít az informatikai költségek pénzügyi átláthatóságának kialakításában. A PPM ezen felül szisztematikus megközelítést teremt az összes kockázati és irányítási tevékenység kezeléséhez. A már meglévő befektetések is megőrizhetők, kihasználhatók, mert integrálhatóak a vezető IT felügyeleti alkalmazásokkal. Az átfogó Enterprise IT Management (EITM) megoldás részeként a PPM az egész szervezetre kiterjedően biztosítja az IT irányítási és felügyeleti adatokat. Ezen túlmenően vannak olyan megoldások, amelyek az intézményi IT környezetek teljesítményét, megbízhatóságát és hatékonyságát a különböző funkciók – mint például a tárolóeszközök és a biztonság –, valamint az üzemeltetés és szolgáltatás-felügyelet szoros integrációjával optimalizálják. Az EITM biztosítja az alapot a valóban üzletközpontú IT szervezet kialakításához. AZ INFORMATIKA ÉS AZ ÁLTALA KISZOLGÁLT TERÜLETEK KAPCSOLATÁNAK ERÔSÍTÉSE A hatékony IT-irányítási folyamatok az IT és a kiszolgált folyamatok szoros kapcsolatára épülnek. Az informatikai befektetésekkel kapcsolatban meghozandó döntések gyakran azon szolgáltatások és projektek támogatása körül forognak, amelyeket az IT az egész szervezet számára biztosít. Az IT igazgatók mindennapi gondja, hogyan biztosítsák az ügyfelek igényeinek megfelelő szolgáltatásokat. Egyetlen, egységes rendszer hiányában, amely segítene a költségek, előnyök és a kompromisszumok megértésében, az IT igazgatóknak nehéz tényeken alapuló párbeszédet folytatni az „üzleti“ oldallal. Az IT nem tud hitelesen és hatékonyan kom- IME VII. ÉVFOLYAM 3. SZÁM 2008. ÁPRILIS 51 INFOKOMMUNIKÁCIÓ MÓDSZERTAN munikálni, ha nem sikerül az ügyfelek számára biztosított szolgáltatásokat, az azokkal kapcsolatos információkat az ő nyelvükön megfogalmazni. A PPM tényeken alapuló kapcsolatot alakít ki az IT és ügyfelei között, mely védhető IT költségtervekhez és erőforrás elosztáshoz, valamint az IT menedzsment hitelességének növekedéséhez vezet. Mindezek többek között Projekt és Portfolió Menedzsment eszközök segítségével érhetőek el, amelyben a legjobb stratégiai befektetések az üzleti célok alapján értékelhetők és választhatók ki. VALAMENNYI IT SZOLGÁLTATÁS ÉS BEFEKTETÉS ILLESZKEDJEN A SZERVEZETI STRATÉGIÁBA A PPM azzal segíti a szervezeteket a befektetési döntések minőségének javításában, hogy az IT és minden általa kiszolgált szervezeti egység számára is használható keretrendszert biztosít, hogy megérthessék a legfontosabb követelményeket és teljesítmény elvárásokat. Ennek eredményeképpen biztosítani tudja, hogy minden IT szolgáltatás és befektetés illeszkedjen az intézményi stratégiába. A PPM naprakész betekintést adhat az informatikai szolgáltatások költségeibe és állapotába. Ma a pénzügyi vezetők többféle rendszert is használnak a költségek nyomon követéséhez, és gyakran ütköznek nehézségekbe, mikor ezeket az egyes részlegeknek biztosított IT szolgáltatásokhoz próbálják kötni. Egységes pénzügyi rendszerre van szükségük, amely összerendeli az IT költségeket és az igénybe vett szolgáltatásokat, elemzi a hatásukat a költségvetés változásaira, részletes számlát biztosít az IT szolgáltatásokról, valamint képes ellenőrizni valamennyi IT költségváltozást. A PPM megoldással átfogó pénzügyi tervezés készíthető minden IT befektetéshez. A PPM programok pénzügyi menedzser moduljai részletes szolgáltatás számlákat, költségmegtérülési kimutatásokat és auditálási naplókat biztosítanak, valamint lehetőséget arra, hogy az üzletre terhelhetők legyenek az általuk használt szolgáltatások IT költségei. Az IT szolgáltatások költségeinek és állapotának átláthatósága tovább segíti az informatikát abban, hogy értelmes párbeszédet folytathasson az üzleti ügyfelekkel. Rögzíthetők, tervezhetők és elszámolhatók a projektekkel és a szolgáltatások üzemeltetésével kapcsolatos tranzakciók és viszszaterhelési funkció segítségével pontos projektköltségelszámolások és kimutatások készíthetők. A KULCSFELHASZNÁLÓ TÁMOGATÁSA Az IT-vel való kapcsolattartásért felelős személyek, kulcsfelhasználók segítenek összekötni az IT és az intézményi vezetőket, akik csak a megbízható magas szintű IT szolgáltatásokkal tudják elérni operatív és stratégiai céljaikat. Ezek a maguk területét jól ismerő, kiemelt munkatársak, kulcsfelhasználók szolgálnak kapcsolati pontként a szolgál- 52 IME VII. ÉVFOLYAM 3. SZÁM 2008. ÁPRILIS tatási szint adminisztráció, a szolgáltatás marketing, az ügyfél elégedettség, valamint az ügyfél kommunikáció között. Az igényeket szintén ők fogalmazzák meg az IT felé. Az IT munkatársak akkor működnek sikeresen, ha világosan és egyszerűen képesek kommunikálni a jelenlegi és a várható IT szolgáltatásokat és stratégiai kezdeményezéseket a megbízói oldal felé. Napjainkban a felelős IT vezetőknek sokféle adatot kell figyelemmel követniük. Az információk különféle forrásokból érkeznek, mint például a help desk, a projekt és portfoliókezelés, a változáskezelés, az eszközfelügyelet, nem beszélve a különálló táblázatok százairól. A PPM megoldások közvetlenül támogatják a kulcsfelhasználókat az üzleti kapcsolat menedzser modullal. Ez lehetővé teszi, hogy személyes portált készítsenek minden egyes vezető számára. Ezek a portálok világosan jelenítik meg a különféle szolgáltatásokat, itt követhetők figyelemmel a költségek és a teljesítmény, előre jelezhetők az igények, és valamennyi vezető számára nyomon követhetőek a saját szervezete által igénybevett IT szolgáltatások. Az IT szolgáltatásokra vonatkozó megállapodásokkal az informatika garantálhatja, hogy a szolgáltatások valóban a megbízó igényeihez igazodjanak. Ha pedig a költségeket is sikerül hatékonyan kommunikálni, akkor ezek a szerződések segíthetnek a szolgáltatások használatának megfelelő keretek közötti megtartásában. Mindez azt jelenti, hogy a kulcsfelhasználó hozzájut mindazon információhoz, amely alapján be tudja mutatni az IT jelentőségét, az aktuális szolgáltatások állapotát, valamint azt, hogy hol tartanak az új és továbbfejlesztett szolgáltatások. A KOCKÁZATOK ÉS AZ IRÁNYÍTÁS KÉZBENTARTÁSA A szigorú, egymást átfedő kockázatok és az irányítás módszeres kézbentartása, a szigorú, egymást átfedő törvényi előírások számának növekedésével, és az egyre nagyobb számú belső követelmény megjelenésével a kockázatkezelés egyre nagyobb figyelmet kap. A kockázatkezelési megoldások globális adattárat kínálnak a vállalati kockázatok számbavételéhez. Segítenek a kockázatokhoz és a megfelelő szabályozásokhoz hozzárendelni a belső és külső előírásokat. A megoldás portfoliónézetet biztosít a kockázatokról és szabályozásokról, így korszerűsíti az egyeztetési folyamatokat, amelyek általában többféle rendszer, illetve ad-hoc táblázatok, grafikonok és dokumentumok halmazából állnak és amelyek hosszabb távon kezelhetetlenek. A kockázatkezelési menedzser használatával a szervezetek proaktívan kezelhetik, figyelhetik a belső szabályokat, és kimutatásokat készíthetnek róluk, javítva a teljes szabályozási terület irányítását – beleértve a kihelyezett tevékenységek kockázatait és szabályozását is. A szabályozás megvalósításához, teszteléséhez, javításához és a kockázatok értékeléséhez szükséges emberi és pénzügyi erőforrások összevont, összefoglaló nézetével a PPM átláthatóvá és kezelhetővé teszi az elvártnak megfelelő működés költségeit is. INFOKOMMUNIKÁCIÓ MÓDSZERTAN AZ INFORMATIKA HATÉKONYSÁGÁNAK NÖVELÉSE INTEGRÁLT PPM RÉVÉN A hatékonyság növelése kritikus fontosságú a csökkentett költségvetéssel és erőforrásokkal küzdő IT szervezetek számára. A projektportfolió egyre bonyolultabbá válásával a projektvezetés szervezetei többféle, különálló rendszerrel kell, hogy együtt éljenek a beérkező igények, a projektek és az erőforrások megfelelő kezelése érdekében. A PPM megnöveli az IT hatékonyságát, mivel egyetlen nyilvántartási rendszert kínál az IT projektportfolió befektetési döntéseihez, a portfolió erőforrás alapú optimalizálásához, a legjobb gyakorlatok módszertanaihoz, valamint a költségvetések, az előrejelzések és az ütemezések kezeléséhez. Mindennek megvalósításához a PPM megoldások általában integrálhatóak az olyan IT-felügyeleti alkalmazásokkal, mint a Microsoft Project, a BMC Remedy Help Desk, a CA Unicenter® Service Desk, Asset Portfolio Management megoldások. Az azonnal használható integráció révén teljes körű változáskezelés, átfogó IT portfoliókezelés, valamint integrált pénzügyi és követelésmenedzsment valósítható meg. Egy integrált IT menedzsment portfolió megoldás nem lehetne teljes a vállalati ERP-alkalmazásokban található információ kiaknázása nélkül. A portfolió részletesebb tervezése és elemzése érdekében a humán erőforrások, továbbá a pénzügyi és kiadási adatok is integrálhatók. A PROJEKT ÉS PORTFOLIÓ MENEDZSMENT MEGOLDÁSOK A PPM megoldások modulokból épülnek fel, melyeket az alábbiakban röviden ismertetünk. (1. ábra) A rendszerek moduláris megközelítése a projekt és portfolió menedzsment alapfunkcionalitásaira épülnek, és speciális ITirányítási modulokat kínálnak, így az alapigényekkel is el lehet indulni, és fokozatosan az igényeknek megfelelően lehet a funkciókat bővíteni. 1. ábra PPM modulok felépítése IT irányítási modulok Az IT portfolió menedzser egy valós idejű tervezési és elemzési eszköztár, amellyel a szolgáltatások biztosításának összköltsége mögé lehet látni, és amellyel egy az egyben hasonlíthatók össze az IT befektetések. Az IT Portfolió Menedzser összesíti a szolgáltatás valamennyi elemét – eszközöket, alkalmazásokat, emberi erőforrásokat, projekteket és a folyamatos támogatást –, hogy egy átfogó „anyagjegyzéket” jelenítsen meg minden egyes szolgáltatáshoz. Az IT Portfolió Menedzsernek része egy integrált értékelő rendszer, hogy segítse a portfoliótervezést és -elemzést. A szolgáltatási portfolió segítségével az IT vezetők meg tudják válaszolni az alábbiakhoz hasonló kérdéseket: • Mibe kerül egy adott IT szolgáltatás biztosítása? • Le vannak-e foglalva a megfelelő erőforrások a szolgáltatás biztosításához? • Mi ennek a szolgáltatásnak a teljes élettartamra vetített összköltsége, mint az egyik legfontosabb kérdés? Kapcsolat Menedzser A kapcsolat menedzser olyan portálokat és felületeket tartalmaz, amelyek célja, hogy segítsék és javítsák az IT kapcsolatát az általuk kiszolgált egységekkel. Átláthatóvá teszi mind az üzlet, mind az IT számára a használt szolgáltatásokat, azok állapotát és a hozzájuk tartozó költségeket. Pénzügyi Menedzser A modul átfogó pénzügyi tervezéssel segíti az összes IT befektetést és szolgáltatást: egy hierarchiát épít ki a szolgáltatás biztosításához szükséges befektetések – eszközök, projektek és alkalmazások – között. A befektetések hierarchiájának kialakítása révén részletes képet mutat a mért és nyomon követett összköltségről és ráfordításról. Biztosítja továbbá az alapvető pénzügyi információkat az alulról felfelé irányuló költségtervezésekhez és előrejelzésekhez, valamint felülről lefelé induló, a részleteket is kibontó elemzést is lehetővé tesz az IT portfolió szintjéről. Kockázatkezelési Menedzser A kockázatkezelési menedzser a nagyobb működési hatékonyság érdekében egyetlen, globális adattárban központosítja a szervezet kockázatkezelését és szabályozását. Az ipari szabvány keretrendszerek – mint a COBIT, az ISO17700, az ITIL® –, illetve az új törvényi és üzleti előírások összeegyeztetését szolgáló kockázatkezelési menedzser kimutatásokat készít a fontos szervezeti kockázatkezelési és szabályozási információkról, számos tényező – például az érvényben lévő előírások – alapján. Webes felületek biztosítanak világos betekintést a szabályozások megvalósításával, tesztelésével, javításával és a kockázatkezeléssel kapcsolatos erőforrások egyszerű figyeléséhez és menedzseléséhez. Az olyan szervezetek számára pedig, amelyek kihelyezik az IT vagy üzleti folyamataikat, a kockázatkezelési menedzser lehetővé teszi a kapcsolódó kockázatok és szabályozások figyelemmel követését. Projekt és Portfolió Menedzsment Modulok A Projekt és Portfolió Menedzser segítségével az erőforrások és befektetések összeegyeztethetővé válnak a szerve- IME VII. ÉVFOLYAM 3. SZÁM 2008. ÁPRILIS 53 INFOKOMMUNIKÁCIÓ MÓDSZERTAN zeti célokkal. Egy strukturált környezetben eldönthető, mely projekteket, programokat és kezdeményezéseket támogassák, melyeket tartsák fenn, és melyeket szüntessék meg. A Projekt és Portfolió Menedzserrel a vezetők kibonthatják a részleteket és megválaszolhatják a kritikus kérdéseket: • • • Mennyire támogatják a projektek és erőforrások a stratégiai kezdeményezéseket? A potenciális projektek elegye maximalizálni fogja-e a szervezet hosszú távú terveinek elérését és a befektetések megtérülését? A meglévő projektportfolió eléri-e az üzemeltetési- és teljesítménycélokat? Erőforrás Menedzser A kapacitástervezés – a megfelelő egyensúly megtalálása az erőforrások kapacitása és a projektek igényei között – igen lényeges kérdés a mai üzleti környezetben, hiszen mindenki a lehető legmagasabb megtérülésre számít projektportfoliójának befektetéseiből. Az erőforrás menedzser segít megtervezni és kézben tartani az erőforrások kapacitását, és megtalálni az egyensúlyt a munkaigényekkel. Ez ma elengedhetetlen része minden projektvezetési és erőforráskezelési stratégiának. Projekt Menedzser A projektek és az együttműködés a projekt menedzser modul legfontosabb részei. A projektek szolgálnak alapul mind a programokhoz, mind a portfoliókhoz, és ezek a végrehajtó eszközei szinte minden stratégiának. Egy rosszul megtervezett vagy megbecsült projekt negatívan hathat az eredményekre, a teljesítésekre, a szervezeti költségekre, az ügyfelek előtti hitelességre és az alkalmazottak moráljára. A projekt menedzser modul gazdag funkcionalitást kínál annak érdekében, hogy a legjobb gyakorlatokat és módszertanokat betartsák, optimális tervek készüljenek, megszűnjenek a kommunikációs akadályok, és a projektek időben befejeződjenek. Követelmény Menedzser A követelmény menedzser a vezetők számára teljes körű képet nyújt valamennyi igényről, legyen az projektmunka, szolgáltatásmunka, vagy incidens alapú kérések, és segít közöttük a dinamikus egyensúly kialakításában. A követelmény menedzser ezen felül csatlakozik az erőforrás menedzser és pénzügyi menedzser modulokhoz, hogy még teljesebb képet nyújtson arról, hogyan is oszlik el az alkalmazottak ideje a projekt- és szolgáltatáseredetű munkákon. Az eredmény az erőforrásigények pontosabb előrejelzése és a meglévő rendszerek költségeinek jobb nyomon követése. A SZERZÔ BEMUTATÁSA Fehér András jelenleg a HUMANsoft Kft. HEFOP 4.4 programigazgatója. Eredeti foglalkozása szerint villamosmérnök, később közgazdász és minő- ségirányítás MBA diplomát szerzett. Több mint 20 éve foglakozik egészségügyi és informatikai rendszerek tervezésével, készítésével, bevezetésével. Teleradiológiai kutatások területén több neves egyetemen is dolgozott. X. Országos Járóbeteg Szakellátási Konferencia 2008. szeptember 18-20. Balatonfüred, Flamingó Wellness Hotel V. Országos Járóbeteg Szakdolgozó Konferencia On-line jelentkezés és absztrakt feltöltési lehetőség: www.kmcongress.com/jaro2008 54 IME VII. ÉVFOLYAM 3. SZÁM 2008. ÁPRILIS